Privacyverklaring
1. Introductie
Als je klant bent van Office Centre, kunnen je persoonsgegevens door Office Centre verwerkt worden. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je een contract met Office Centre aangaat, of een account hebt of laat aanmaken op een van onze websites. Wij zullen je persoonsgegevens op een wettige en verantwoorde manier behandelen, in overeenstemming met de geldende wetten en voorschriften.
In deze privacyverklaring beschrijven we wie we zijn, hoe en met welk doel we je persoonsgegevens binnen Office Centre verwerken. We leggen ook uit hoe je je privacy rechten kunt uitoefenen, en geven andere relevante informatie.
Wij doen ons best om je deze informatie op een duidelijke en begrijpelijke manier te verstrekken. Als je echter na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt over ons gebruik van je persoonlijke informatie, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze verklaring.
Voor informatie over ons gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën verwijzen we naar onze “Cookieverklaring”.
Tenslotte willen we je erop wijzen dat we voortdurend bezig zijn met de ontwikkeling en verbetering van Office Centre. Als dit gevolgen heeft voor de manier waarop we je persoonlijke gegevens verwerken, zal dat in deze privacyverklaring tot uitdrukking komen. Het is daarom aan te raden deze privacyverklaring regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen. Onderaan dit document vind je de datum waarop de privacyverklaring voor het laatst werd gewijzigd.
2. Wie zijn wij?
Office Centre Nederland is de beheerder van de activiteiten van Office Centre, waaronder inbegrepen officecentre.nl.
Onze contactgegevens zijn:
Office Centre B.V.
Rondebeltweg 102
1329 BH Almere
Als je contact met ons wilt opnemen, gebruik dan de contactinformatie onderaan dit document.
De verantwoordelijke voor de bescherming van uw persoonsgegevens is ondergebracht bij ons Data Protection Office (DPO). Je kunt deze bereiken via [email protected].
3. Met welk doel verwerken we uw persoonsgegevens?
Office Centre verwerkt je persoonlijke gegevens voor de volgende doelen:
Orderverwerking en uitvoering van een overeenkomst – We verwerken je persoonlijke gegevens om je aankoopovereenkomst voor te bereiden, te ontvangen, te verwerken en uit te voeren.
Administratieve activiteiten – We verwerken je persoonlijke gegevens om administratieve en financiële zakelijke activiteiten, zoals rapportages en het beheren en verwerken van facturen en incasso’s.
Communicatie, marketing en loyaliteitsprogramma’s – We verwerken uw persoonlijke gegevens om klantenservice en –ondersteuning te kunnen verlenen, om onze relatie met u te onderhouden, om marketingactiviteiten uit te voeren, om persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen, om u toe te voegen aan een loyaliteitsprogramma en/of u te kunnen voorzien van informatie over onze diensten.
Wettelijke doelen – We verwerken uw persoonlijke gegevens om u te kunnen identificeren, om fraude te kunnen tegengaan, om accountantsonderzoeken te kunnen uitvoeren, om een rechtsgang te kunnen initiëren, om veiligheid binnen het bedrijf te garanderen, en om te handelen in overeenstemming met wettelijke verplichtingen.
Bent je op zoek naar meer details over de wijze waarop wij je persoonlijke gegevens verwerken?
Orderverwerking en uitvoering van een overeenkomst
· Wanneer je een bestelling doet bij Office Centre, is het voor ons noodzakelijk dat we je persoonlijke gegevens verzamelen en opslaan om je bestelling te kunnen verwerken en afleveren, terwijl we je ondertussen op de hoogte kunnen houden van de verwerkingsstatus en –indien nodig– om retourzendingen te kunnen verwerken. Om die reden hebben we de contactgegevens van jou en jouw organisatie nodig, afhankelijk van de aard en herkomst van de bestelling.
We kunnen je persoonlijke gegevens aan een derde partij kenbaar maken met het doel je bestelling te kunnen verzorgen. Jouw persoonlijke gegevens kunnen worden gedeeld met vervoerders om de juiste zending op de juiste plaats te kunnen bezorgen, of om retourzendingen bij je op te halen.
In het geval voor de bestelling een elektronische betaalwijze wordt gebruikt, kunnen je gegevens worden verwerkt door een betaaldienstverlener. In dat geval is de betaaldienstverlener verantwoordelijk voor de verwerking van jouw betaling.
Legitieme basis: het uitvoeren van een (aankoop)overeenkomst
Administratieve activiteiten
· Facturen en incasso verwerking – Nadat een bestelling is geplaatst en is verwerkt of is afgeleverd, zal Office Centre daarvoor een factuur sturen. Office Centre verwerkt ook persoonlijke gegevens indien er debiteuren zijn met open of onbetaalde rekeningen. Klanten met openstaande posten komen in een geautomatiseerd aanmaningsproces terecht en zullen regelmatige betalingsherinneringen ontvangen. Voor dit doel zullen persoonlijke gegevens zoals contactgegevens, ordergegevens en bedrijfsgegevens worden verwerkt.
Legitieme basis: Legitiem belang
Communicatie, marketing en loyaliteitsprogramma’s
· Klantrelatiebeheer – Jouw relatie met Office Centre is van groot belang voor ons en om die reden nemen we alle voorzorgsmaatregelen om ons er van te verzekeren dat uw gegevens correct en recent zijn. Klantrelatiebeheer omvat ook het aanmaken van een overeenkomst met jou of het registreren van een account in ons systeem. Het omvat ook het delen van uw gegevens met andere afdelingen van Office Centre om bestelvoorstellen op te stellen of facturen te versturen naar de juiste entiteit. Met dat doel verzamelen wij uw contactgegevens.
Legitieme basis: Uitvoeren van een overeenkomst, legitiem belang
· Klantenservice en ondersteuning – We willen in staat zijn u zo snel als mogelijk te helpen wanneer u met ons contact opneemt voor ondersteuning of het indienen van een klacht. Om dat te kunnen doen, moeten we je persoonlijke gegevens verwerken in de vorm van aantekeningen en het registreren van chats of telefoongesprekken welke je kunt hebben met onze medewerkers. We gebruiken deze informatie niet alleen om de oplossing van je vraag te bewerkstelligen maar ook om de kwaliteit van onze services te analyseren en verbeteren. Voor dat doel verzamelen we je contactgegevens en je vraag of klacht. In specifieke gevallen kan je dossier worden gebruikt voor opleidings- en/of trainingsdoeleinden.
In het geval dat een product dat is aangekocht bij Office Centre defect is of niet aan de verwachting voldoet kunnen wij derde partijen inzetten om reparaties uit te voeren of andere diensten te leveren. Dienstverleningsverzoeken gedaan aan Office Centre kunnen rechtstreeks worden afgehandeld door haar leveranciers; de persoonlijke gegevens die voor dat doel worden gedeeld met deze derde partijen is beperkt tot slechts die gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van de gevraagde dienst, en uitsluitend ten behoeve van het uitvoeren van die dienst.
Legitieme basis: Uitvoering van een overeenkomst
· Marketing en promotionele aanbiedingen – Ben je al een klant van Office Centre, of heb je eerder aangegeven dat je onze promotionele aanbiedingen wilt ontvangen dan kun je worden toegevoegd aan een distributielijst van ontvangers aan wie e-mails, (digitale) catalogi, folders en/of brochures worden verzonden. We gebruiken je persoonlijke gegevens om deze aanbiedingen en uitingen te kunnen versturen.
Legitieme basis: Instemming, legitiem belang
· Deelname aan loyaliteitsprogramma’s – We kunnen je persoonlijke gegevens verwerken als je aangeeft deel te willen nemen aan één van onze mogelijke loyaliteitsprogramma’s, om gepersonaliseerde aanbiedingen te ontvangen of om terugkoppeling te kunnen geven via klanttevredenheids- of klantbehoefte onderzoeken. Voor dat doel kan Office Centre je contact- en accountgegevens verzamelen en verwerken.
Legitieme basis: Instemming
Wettelijke doelstellingen
· Klantgegevens kunnen nodig zijn bij onderzoek, preventie of oplossing van gevallen van fraude. We kunnen ook verplicht worden je persoonlijke gegevens over te dragen aan publieksrechtelijke instanties (zoals justitie of de belastingdienst) in de gevallen waarin dit noodzakelijk blijkt om te voldoen aan onze wettelijke plichten.
Ook indien een klant weigert aan zijn/haar betalingsverplichtingen te voldoen kan Office Centre de persoonlijke gegevens van deze klant verstrekken aan haar rechtsbijstand voorziening om gerechtelijke stappen te ondernemen met het doel een betaling te bewerkstelligen.
Legitieme basis: Wettelijke plicht
4. Welke persoonsgegevens verzamelen we van je?
Wanneer je zaken doet met Office Centre, verzamelen we verschillende categorieën persoonsgegevens van je, waaronder:
Contactgegevens (Naam, Adres, Woonplaats, E-mail, Telefoonnummer, Fax nummer)
Bedrijfsgegevens (Bedrijfsnaam, Adres, Postcode, Plaats, Kamer van Koophandel inschrijfnummer, BTW-Nummer)
Accounts (Gebruikersnaam, GebruikersID, Wachtwoord(versleuteld))
Ordergegevens (Datum/Tijd, Artikel of Dienst en Aantal, Orderstatus, Orderbedrag, Verkoopprijzen en Orderkosten, Betalingscondities en Transactiegegevens)
Marketing- en communicatiegegevens (je opt-in/opt-out keuzes voor direct marketing en gepersonaliseerde aanbiedingen, nieuwsbrieven, en dergelijke)
Deze gegevens kunnen per verkoopkanaal verschillen
Deelname gegevens (of je van een bepaalde promotie of loyaliteitsprogramma gebruik maakt)
Deze gegevens kunnen per verkoopkanaal verschillen
Klantenservice gegevens (geregistreerde contacten met onze klantenservice, waaronder correspondentie per e-mail of brief, en telefoongesprekken)
Details over website gebruik (cookies en dergelijke)
5. Op welke rechtsgeldige gronden baseren we de verwerking van uw persoonlijke gegevens?
Om rechtsgeldig te zijn zal voor elk van de verwerkingen van persoonlijke data een rechtsgrond aanwezig moeten zijn, zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij verwerken persoonsgegevens geassocieerd met Office Centre op basis van de volgende vier rechtsgronden:
(1) Voor het uitvoeren van een bestelling of contract in jouw naam, of
(2) vanwege de noodzaak om aan een wettelijke verplichting of voorschrift te voldoen, of
(3) voor een legitiem belang dat door ons wordt nagestreefd, of
(4) uw uitdrukkelijke instemming.
Uitvoering van een overeenkomst
Wij gebruiken je persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met jou. Zonder deze gegevens zouden wij niet in staat zijn onze verplichtingen, welke voortvloeien uit de overeenkomst, uit te voeren. Het verwerken van orders, contracten en diensten valt onder deze rechtsgrond.
Wettelijk plicht
Wij zijn wettelijk verplicht om je persoonlijke gegevens te verwerken om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
Legitiem belang
We gebruiken je persoonlijke gegevens ten behoeve van de volgende legitieme belangen:
· Om een duurzame relatie met jou als klant te kunnen onderhouden, en jouw producten en/of diensten te kunnen aanbieden (onder ander via direct marketing)
· Om ons te kunnen verdedigen gedurende een mogelijke rechtsgang
· Om de effectiviteit van onze dienstverlening te verbeteren
We kunnen je persoonlijke gegevens in gepseudonimiseerde vorm gebruiken om te begrijpen hoe we een service kunnen ontwikkelen en verbeteren, maar ook voor rapportagedoelen en algemene statistische en analytische doeleinden. Indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven kunnen wij persoonlijke gegevens verwerken voor het onderzoeken of voorkomen van fraude, of om wettelijke plichten te vervullen. Het verwerken van de persoonsgegevens voor deze doelen vervult daarom voor ons een legitiem doel.
Toestemming
In die gevallen waarin de voorgaande drie rechtsgronden niet van toepassing zijn, zullen wij je gegevens uitsluitend gebruiken na jouw expliciete toestemming.
Let wel dat u te allen tijde jouw expliciete toestemming kunt intrekken. In de paragraaf ‘Kan ik de door mij gegeven instemming later intrekken?’ kun je lezen hoe je dat doet.
6. Aan wie verstrekken wij uw persoonlijke gegevens?
Wij kunnen uw gegevens aan derden verstrekken in overeenstemming met de bepalingen uit deze privacyverklaring en voor zover dat bij wet is toegestaan. Zonder uw toestemming zullen we echter nooit uw persoonlijke gegevens delen met derden ten behoeve van hun eigen marketingdoeleinden.
Uw persoonlijke gegevens kunnen worden gedeeld met de volgende categorieën van ontvangers:
Interne afdelingen en andere ondernemingen binnen onze eigen groep (Office Centre Nederland)
Wij kunnen uw persoonlijke gegevens intern delen met andere afdelingen (zoals debiteurenbeheer) en met andere entiteiten binnen Office Centre Nederland met het doel u van de juiste informatie te kunnen voorzien, producten of diensten te kunnen leveren (waaronder klantenservice), het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, promoties en communicatie, en om mogelijke illegale activiteiten, inbreuken op onze voorwaarden, fraude en/of databeveiligingsinbreuken te kunnen voorkomen, op te sporen en/of te onderzoeken.
Autoriteiten
We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met toezichthoudende instanties zoals de Belastingdienst, de Douane, de Politie en andere publieksrechtelijke instanties. Wij verstrekken uw persoonlijke gegevens:
· Om te voldoen aan een wettelijke plicht of gerechtelijk bevel; of
· als dit noodzakelijk is om strafbare activiteiten te voorkomen, op te sporen of te vervolgen; of
· als dit noodzakelijk is om ons beleid af te dwingen, of de rechten en vrijheden van anderen te garanderen.
Bedrijven voor zakelijke dienstverlening (gegevensverwerkers)
We kunnen gebruikmaken van zakelijke dienstverleners om te helpen onze dienstverlening uit te voeren. Deze organisaties kunnen alleen handelen volgens onze instructies en zijn door ons contractueel gebonden de verstrekte persoonsgegevens niet te verwerken voor hun eigen doeleinden.
Betaaldiensten
Als u een product of dienst aankoopt, kunt u gevraagd worden betaalgegevens te verstrekken. Deze gegevens kunnen rechtstreeks door de betaaldienst worden gebruikt. De betaaldienstverlener is verantwoordelijk voor het uitvoeren van uw betaling binnen de door de wet daartoe gestelde grenzen.
Anders
In bepaalde gevallen kunnen wij uw gegevens aan derden verstrekken. Hierbij doelen wij specifiek aan derden die onderdeel zijn van Office Centre Nederland of ondernemingen die daar onderdeel van zullen gaan uitmaken en/of haar rechtsopvolgers, als gevolg van herstructurering, fusie of acquisitie.
7. Worden uw persoonlijke gegevens overgebracht naar een locatie buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte?
Uw persoonlijke gegevens worden niet overgebracht naar een locatie buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.
8. Hoe slaan we uw persoonlijke gegevens op?
Uw persoonlijke gegevens zullen worden geanonimiseerd of verwijderd indien deze niet meer nodig zijn voor de doelen zoals benoemd in deze Privacy Verklaring.
Er zijn situaties waarin bepaalde elementen van uw persoonlijke gegevens voor een langere termijn worden opgeslagen vanwege wettelijke verplichtingen opgelegd door publieke instituten. We kunnen ook elementen van uw persoonlijke gegevens bewaren voor onze eigen legitieme doelen, zoals fraudeherkenning, het behandelen van mogelijke disputen, of het faciliteren van onze contractuele verplichtingen met derde partijen zoals bijvoorbeeld onze leveranciers.
9. Hoe kunt u uw privacyrechten uitoefenen (persoonlijke rechten van betrokkenen)?
Je kunt ons op elk moment vragen om de persoonsgegevens die we over je hebben vastgelegd te bekijken, te wijzigen of te wissen. Je kunt ook bezwaar maken tegen marketingactiviteiten die door ons op jou gericht zijn of tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor profilering, of een algemeen bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Je hebt ook het recht ons te vragen je gegevens aan een door jou aangewezen derde over te dragen (dataportabiliteit). Deze rechten worden ook wel de "persoonlijke rechten van de betrokkenen" genoemd.
Als je deze rechten wilt uitoefenen, kun je een verzoek bij ons indienen. Gebruik daarvoor de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.
Merk op dat we extra bewijs van je identiteit zullen vragen om ongeoorloofde toegang tot je gegevens te voorkomen.
Als je niet langer gebruik wilt maken van onze direct marketingcommunicatie, kun je ons daarvan op de hoogte stellen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.
10. Kan ik mijn gegeven instemming intrekken?
Als je je toestemming hebt gegeven, kun je die op elk moment intrekken. Dit kan niet met terugwerkende kracht, en het kan enige tijd duren voor deze verandering in al onze systemen verwerkt is.
Als je geen marketing e-mails meer van ons wilt ontvangen, kun je je uitschrijven door op de 'unsubscribe' link onderaan elke marketing email te klikken, of door je voorkeuren te veranderen nadat je op onze websites bent ingelogd.
Om toestemming voor andere activiteiten in te trekken, kun je ons een schriftelijk verzoek sturen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.
11. Kan ik een klacht indienen?
Je kunt een klacht indienen bij ons Data Protection Office via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Daarnaast kun je een klacht indienen bij de ‘Autoriteit Persoonsgegevens’, Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag.
12. Hoe kan ik contact opnemen met Office Centre?
Indien je een andere vraag hebt over de wijze waarop wij je persoonlijke gegevens verwerken, kun je eveneens contact opnemen met ons Data Protection Office via het mailadres [email protected] of per post aan:
Office Centre B.V.
t.a.v. DPO
Rondebeltweg 102
1329 BH Almere
13. Wanneer was de laatste aanpassing van deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring is laatst aangepast op 11 juni 2024.